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Helios Gateway
Clínica: Cargando...
Hermes: Cargando...
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Contadores únicos de las tablas durables.
Webhooks únicos
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Hermes completados
0
Entregas Chatwoot sent
0
Ecos salientes
0
Eventos de bot
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Webhooks ignorados
0
Duplicados evitados
0
Batches procesados
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Dar de alta una clínica
Crea su cuenta en Chatwoot, su perfil de Hermes, y la enciende.
Como se verá en Chatwoot y en el panel. Acentos y espacios sí.
Minúsculas, dígitos y guiones. Se proponen del nombre; cámbialos si quieres.
Con qué entra la clínica a su panel
Al menos 8 caracteres.
Apúntala antes de continuar: hoy no hay pantalla para cambiarla.
De aquí salen la fecha y la hora que usa Helios.
Aquí llegan los avisos cuando un paciente pide hablar con una persona. Varios, separados por coma.
Puede ser un grupo. Lo técnico va aparte, a nosotros.
Se puede dejar vacío y añadirlos después en Ajustes → Equipos.
Con Cloud el buzón lo creas tú, porque necesita las credenciales de Meta. Pega su id.
La estructura común de todo negocio de ese tipo. No lleva datos de ninguno.
Después de esto queda por hacer, a mano:
Conectar el número de WhatsApp: el QR de WAHA, o la verificación de Meta
Pegar el token de la agenda en el .env del perfil nuevo
Rellenar horario, dirección, precios y doctores desde Ajustes
Alta
Ajustes
Tema
Se guarda en este navegador. No afecta a nadie más.
Tiempo de espera antes de contestar
Cuando entra un mensaje, Helios espera este tiempo por si la persona
sigue escribiendo. Todo lo que llegue dentro de la espera se lee junto
y se contesta en un solo mensaje.
Más corto responde antes, pero si el paciente
escribe en varios trozos es más fácil que se le contesten por separado:
dos respuestas donde debía haber una, y el doble de coste.
Más largo agrupa mejor y sale más barato,
pero la espera se empieza a notar.
Bandejas en las que Helios no contesta
Lo que entra por una bandeja marcada sigue llegando a Chatwoot y el equipo lo ve,
pero Helios no lo toca: no contesta, no transcribe los
audios y no avisa a nadie. Es para la bandeja vieja del API oficial cuando la cuenta
pasa a WAHA: el mismo mensaje entra por las dos, y sin esto el cliente recibiría
cada respuesta dos veces.
⚠ Marca solo la que sobra. Sin ninguna marcada, Helios contesta en todas, como siempre.
Cargando las bandejas de Chatwoot…
Partir las respuestas largas
Si lo marcas, una respuesta larga sale en 2 o 3 mensajes
de WhatsApp en vez de uno —por ejemplo: el pedido, los datos del pago y lo que
falta—. Se parte por donde se parte sola: una lista no se corta nunca por la mitad,
y lo corto sale entero.
⚠ Solo para cuentas con WAHA. Con el API oficial de WhatsApp, Meta cobra
cada mensaje desde el 1 de octubre de 2026: partir en tres es pagar tres.
Viene apagado.
El mensaje después de «Completado»
Un rato después de marcar un pedido como «Completado» en la hoja,
Helios le pregunta al cliente si le llegó bien y le pide una reseña con
el enlace de su sucursal (pestaña de la hoja, «Cómo llegar y
dónde dejar una reseña»). Sin enlace, solo la pregunta.
Una sola vez por pedido, solo en las horas en que se puede escribir, y nunca si una
persona del equipo está atendiendo esa conversación.
⚠ Solo con WAHA. Con el API oficial de WhatsApp no se manda: cada mensaje se
paga. Viene apagado.
La encuesta de satisfacción
Si la enciendes, ese mismo mensaje pregunta además
«Del 1 al 5, ¿cómo calificaría la atención?»,
una sola vez por cliente: con su primer pedido completado. Si contesta
con la nota, Helios le da las gracias —y con un 1 o un 2, le pregunta qué falló—,
y la nota sale en Métricas.
Va dentro del mensaje de arriba: si ese está apagado, o la cuenta es del API oficial, la
encuesta tampoco sale. Solo se pregunta con la conversación en calma (nada del cliente en la
última media hora). A los clientes que ya compraron antes de encenderla, les llega una vez, con
su siguiente pedido. El enlace de la reseña les llega a todos igual, con la nota que sea.
Viene apagada.
Vuelta a la IA por inactividad
Cuando una conversación pasa a una persona, esa persona
contesta, y después nadie escribe durante este tiempo, Helios la retoma y
vuelve a atender. Es la red de seguridad para que un olvido no deje al cliente
sin respuesta.
Si nadie del equipo llega a contestar, no se la quita:
avisa al equipo de que tiene una conversación esperando. El cliente pidió una
persona, y quitársela sin que nadie le haya atendido sería borrar su petición.
Otro:
Menos horas significa que Helios recupera antes
la conversación, con el riesgo de retomarla mientras alguien todavía la
está atendiendo por otro canal.
Más horas da margen al equipo, pero si a nadie
se le ocurre cerrar la derivación, el paciente espera más.
No se puede desactivar: sin esta red, un olvido deja una conversación
muda para siempre.
Reintentos antes de llamar a una persona
Si un mensaje falla, Helios lo vuelve a intentar solo. Agotados estos
intentos deja de insistir, deriva la conversación
al equipo y le dice al paciente que sigue una persona.
Menos intentos lleva antes al paciente con una
persona, a costa de derivar por fallos que se habrían arreglado solos.
Más intentos deja que Helios se recupere sin
molestar a nadie, pero cada intento es un turno de IA que se paga y el
paciente espera más.
No hay opción de «no derivar nunca»: quedarse callado es lo que dejó a
siete pacientes sin respuesta el 17 de agosto.
Horario de atención
Cuándo atiende la clínica. De aquí sale qué días cuentan para el
seguimiento, y es el horario que Helios recibe en su contexto.
Cada día admite dos tramos, para las jornadas partidas.
Puede ser cualquier número de días, incluso uno:
lo único que no se admite es tenerlos los siete cerrados.
Horas en que se puede escribir
No es el horario de atención. Es a qué horas
es decente escribirle a alguien. Se puede escribir a las 8:00 aunque la
puerta abra a las 10:00, y hasta las 22:00 aunque cerrara a las 20:00.
Lo que nunca se hace es escribir de madrugada, ni en un día que la
clínica no trabaja.
Dea
Zona horaria
Todas las horas de arriba son las del reloj del paciente, no las del servidor.
Es una lista y no un campo libre a propósito. Una zona mal escrita no se
guarda, y una bien escrita pero equivocada desplaza todas
las horas que Helios dice: con la clínica en Venezuela y la zona en Madrid,
se le ofrece al paciente las 4 de la tarde cuando en su reloj son las 10 de
la mañana.Tiene que ser la misma que tengas en Cal.com,
o la agenda y lo que dice Helios no coincidirán.
Dirección de la clínica
Lo que Helios responde cuando preguntan «¿dónde
quedan?». Escríbela como se la dirías a un paciente, con lo que le
ayude a llegar. Si la dejas vacía, Helios no
se la inventa: deriva a una persona. Tiene que coincidir con la que
tengas en Cal.com, o la confirmación de la cita dirá otra cosa. Si tienes varias sucursales, la de cada una va en
«Inventario y pedidos»: esta es la general, la que se da
cuando una sucursal no tiene la suya.
Primera visita
Marca esto solo si de verdad no cobras la primera
visita. Si lo marcas, Helios se lo dice a los pacientes. Estuvo activado
para todas las cuentas sin que nadie lo hubiera confirmado, y por eso ahora
viene apagado: prometer algo gratis que luego se
cobra acaba en una discusión en el mostrador, con Helios de testigo por
escrito.
Pedir el correo al cliente
Si lo marcas, Helios le pide el correo en el primer mensaje, junto con el
nombre y el apellido. En España es lo normal; en
Venezuela no, y una pregunta de más en la primera conversación es un
cliente que se cansa antes de comprar.
Días de descuento
Pon el porcentaje en el día que tenga descuento y deja en blanco los demás.
Ese día Helios da los precios ya rebajados y dice
que llevan el descuento. Vale para todos los productos, no para el envío.
Entre 1 % y 90 %.
Servicios y precios
Una línea por servicio, así:
Nombre: precio (otro nombre, otro nombre).
Los otros nombres son para que Helios reconozca
lo que pide el paciente: nadie pide una «exodoncia simple», dicen que les
van a sacar la muela. El precio va libre —«desde 30$», «100$ por diente»,
«150$ a 250$»— porque un rango es una respuesta legítima.
Si lo dejas vacío, Helios no inventa precios:
deriva. Y siempre los dice como orientativos, sujetos a valoración.
Si alguna línea no se entiende no se guarda
ninguna: es peor que la clínica crea que puso doce precios y Helios solo
sepa seis.
Doctores
Una ficha por doctor. Si no pones «horario:»
trabaja el de la clínica, que es lo normal. Con
horario: L, J, V, S son esos días con el
horario de la clínica; para algo distinto,
horario: L-V 10:00-18:00.
Un * detrás de un servicio significa
«este lo hace preferentemente, pero si está ocupado
lo cogen los demás». Sin estrella, ese servicio lo hace solo quien lo
declara.
Días cerrados
Festivos, vacaciones y puentes, uno por línea:
25/12/2026 Navidad o
15/08/2026 - 22/08/2026 vacaciones.
Va aquí y no en el calendario de cada doctor porque
un cierre de la clínica lo son todos a la vez, y
esperar a que cuatro personas se acuerden de bloquear su agenda es garantizar
que una se olvide.
Antelación mínima de una cita
Cuánto tiempo, como mínimo, entre ahora y la cita nueva más cercana que Helios
puede dar. Con 2 horas, a las 9:00 la primera hora que ofrece es las 11:00.
Vale también al mover una cita.
Adelantar citas
Si un paciente quería una cita antes y tuvo que quedarse con una más tarde, Helios le
pregunta si quiere que le avisen. Si dice que sí y luego se libera un hueco antes con
su mismo doctor, se le ofrece por WhatsApp, a uno cada vez,
por orden de llegada, solo en las horas en que se puede escribir y dos veces como mucho.
Si contesta «sí», la cita se mueve sola. En el API oficial de WhatsApp, pasadas 24 horas
desde su último mensaje, hace falta la plantilla helios_adelantar_cita
aprobada por Meta. Viene apagado.
Comprobar la agenda
Le pregunta a Google por los calendarios de arriba y enseña qué contesta.
Sirve sobre todo para el paso que se olvida:
compartir cada calendario con la cuenta de servicio. Sin compartir,
Google no da error en ninguna pantalla — devuelve
el fallo junto a una agenda vacía, o sea, un doctor que parece libre.
Solo lee: no crea ninguna cita de prueba.
Trato al paciente
Cómo se le habla: de tú, de usted o de vos. Cambia por país y no lo
decide el operador. Es lo único del tono que no es texto libre, porque
hay que acertarlo en cada frase.
Si no se elige, se trata de usted.
En qué español habla
El vocabulario del país, el que se oye en televisión: correcto y que se
entienda en todo el país. Sin jerga ni palabras
malsonantes.
Cómo se llama quien atiende
El nombre con el que se presenta la primera vez que habla con alguien
cada día: «Hola, buenas tardes. Soy Elio, un placer», y
sigue con la consulta en el mismo mensaje.
Déjalo vacío y no se presenta.
Saluda y contesta, sin nombre. Nunca se inventa uno.
Tono
Cómo quieres que hable Helios, en tus palabras. Se le manda en el
contexto de cada mensaje. Ojo: solo surte
efecto si el perfil de Hermes está escrito para leerlo; lo que Helios
dice lo decide su SOUL.
Palabras que Helios no dice
En la primera casilla, la palabra que no quieres que diga. Helios la evita en todas
sus formas (apartar, apartarle, apartarte…)
y usa otra que encaje con la frase y con el trato de esta cuenta, de usted o de
tú. Lo normal es dejar la segunda vacía.
La segunda, solo para una palabra que se cambia siempre
por la misma, diga lo que diga la frase (zumo → jugo):
se cambia tal cual antes de enviar, solo esa forma exacta y con su mayúscula.
Los enlaces no se tocan, pero sí el nombre de un producto que la lleve.
Observación no es lo mismo que apagado: la
función decide y lo anota, pero no le llega nada a ningún paciente. Es
como se comprueba con datos reales antes de encender.
Encuesta de satisfacción
Marca la conversación con la etiqueta que dispara la encuesta cuando se
resuelve, si el paciente agendó y no hubo motivo para excluirlo.
Seguimiento comercial
Un único mensaje a quien hizo una consulta y no la cerró: preguntó por una cita,
un precio o cualquier otra cosa, canceló o dejó a medias un cambio de cita. No se
manda a quien solo saludó, ya tiene cita, dijo que no o se quejó. Sale al día
siguiente y dentro de las horas de escritura.
Aviso a recepción
Si el paciente no contesta en 24 horas al mensaje de seguimiento, la conversación pasa
a recepción para que le llamen: queda abierta, en el equipo de recepción, con la
etiqueta llamar y una nota privada con el motivo.
Al paciente no le llega nada. Solo funciona con el seguimiento en «Encendido». Viene apagado.
Un solo archivo de Google para todo. Una
pestaña de Inventario, una por cada sede con
sus pedidos, y en cada una la lista de personas que
atienden.
Cada cambio del inventario —un precio, una existencia, un producto
nuevo— llega solo. Lo que desaparezca de la hoja queda como
agotado, no se borra: si vuelve a aparecer, revive
con su histórico.
Cargando…
Conectar la hoja — generar el script
Crea una hoja de Google en blanco y pega
aquí dentro el script: las pestañas las crea él solo. Quien
despacha marca la casilla Completado en su sede y
Helios se entera.
Copia esto y pégalo en tu hoja de Google:
Extensiones › Apps Script, borrar lo que haya, pegar, guardar, y
ejecutar una vez la función heliosInstalar.
Esta es la única vez que se puede ver.
Qué sede atiende cada número
Si tu negocio tiene varias sucursales con un WhatsApp cada una, di aquí
cuál es cuál. Quien escriba a ese número recibirá el
inventario de esa sucursal, y solo si ahí no queda se le
ofrecerán las otras.
Si lo dejas todo en «sin separar», se busca en todo el inventario
— que es lo correcto cuando hay un solo local.
Cargando…
La dirección exacta de cada sucursal
La que Helios le da a quien pregunta dónde están: calle,
número y referencia. Quien escriba al número de una sucursal
recibirá la suya.
La que dejes vacía usa la dirección general de la pestaña
«Clínica». Helios nunca da la de otra sucursal: mandaría
a alguien a cruzar la ciudad.
Cargando…
Cómo llegar y dónde dejar una reseña
Los dos salen de la ficha de Google de cada sucursal. El de cómo
llegar lo manda Helios cuando alguien pide la ubicación (Google Maps o
Waze). El de reseñas va en el mensaje de después de
«Completado», si lo enciendes en la pestaña Conversación.
Lo que dejes vacío en una sucursal usa el de «Toda la tienda».
Nunca el de otra sucursal.
Cargando…
Los pedidos que Helios ya pasó al equipo. Marca
entregado cuando salga; eso no lo hace Helios.
Qué cobra el negocio por llevar un pedido a domicilio. Helios usa esto tal cual:
lo que pongas aquí es lo que le dice al cliente, por escrito.
Cómo se cobra
Gratis a partir de
Si la compra llega a este importe, el envío no se cobra —vaya a la zona que vaya—.
Déjalo vacío si quieres cobrar el envío siempre.
USD de compra
Precio del envío
Lo que se cobra cuando no llega al importe de arriba.
USD
Las zonas y su precio
Una por línea, Zona: precio. Los decimales con punto.
Helios le preguntará al cliente en cuál está —no puede saberlo por la dirección—,
así que ponles nombres que la gente reconozca.
Cómo le pagan
Los datos que Helios le lee al cliente para que pague antes del reparto.
Se leen tal cual, así que escríbelos como quieres
que los reciba. Déjalo vacío si no cobras por adelantado.
Helios ofrece solo el primero. Si el cliente pide otro banco o una
transferencia, mira en esta lista y le pasa ese — nunca los suelta todos de golpe.
El token del perfil de Hermes
Se necesita una sola vez, al montar el perfil de esta cuenta en Hermes.
No sale hasta que lo pides, porque esta pantalla se
mira a menudo con alguien delante.
A qué equipo de Chatwoot va cada tipo de derivación. Son los
números de ID, no los nombres. Un destino que
dejes vacío usa lo que haya en la configuración del servidor, y si tampoco
hay nada, cae a recepción.
Chatwoot reutiliza los IDs cuando reorganizas equipos. Ya pasó el
13 de agosto: las derivaciones acabaron yendo al equipo técnico.
Compruébalos en Chatwoot antes de guardar.
Aquí llega el aviso cuando un paciente pide hablar con
una persona. Helios escribe una nota en la conversación mencionando al equipo
de recepción, y Chatwoot manda un correo a cada uno de los que estén en esta lista.
Lo técnico no llega aquí. Cuando algo falla, el
detalle va a soporte y a recepción solo le llega «hubo un problema técnico,
sigue tú la conversación» con el resumen. Nadie de la clínica lee trazas.
Cada persona tiene que hacer esto una vez, o no le llegará nada.
Chatwoot crea a todos los usuarios con los avisos de mención apagados y no nos
deja encenderlos desde aquí.
Al entrar por primera vez: su avatar (abajo a la izquierda) →
Configuración de perfil → Notificaciones → marcar la
casilla de E-mail en «Has sido mencionado en una conversación».
Y de paso, «Un nuevo mensaje se ha creado en una conversación asignada»: sin
ella solo reciben el primer aviso y luego silencio aunque el paciente conteste.
Puede ser el correo de una persona o de un grupo. Si es un grupo, lo cambias en tu
correo sin tocar nada de aquí. Si alguien ya está en la lista y no le llegan los
avisos, vuelve a escribir su correo y pulsa Añadir: le repara el acceso.
Métricas
Lo que pasó en las conversaciones de esta cuenta en el periodo que elijas:
cuántas hubo, cuántas pasaron a una persona y por qué, y qué
contestó el equipo. Sirve para ver qué podría resolver Helios solo
y enseñárselo. Aquí solo se mira: no se cambia nada.
Los traspasos, uno a uno
Hermes
Cómo está el Hermes de esta clínica y los ajustes que antes se hacían con
comandos. Cada botón cambia solo esta clínica: se guarda una copia antes, y si no
vuelve a arrancar se deja como estaba. Tarda un minuto o dos en aplicarse.
Cargando…
Comprobar esta clínica
Revisa toda la cadena: Chatwoot, Hermes, la agenda, los datos de la clínica y recepción.
Solo mira, no cambia nada. Cuando todo está en verde, ya se puede dar el número.
Comprobando…
Avisos técnicos
Manda un mensaje de prueba al grupo de Telegram del equipo técnico y al vigilante, para ver que llegan. No lleva datos de ninguna clínica.
Aviso de saldo del modelo
Avisa al grupo técnico cuando el saldo de DeepSeek de esta clínica baja de los montos que pongas. Al cruzar cada monto avisa en el momento; después se recuerda a la hora elegida.
Esto borra datos solo de tu clínica y no se puede deshacer.
No toca Cal.com, HubSpot ni Chatwoot: las citas y los contactos que ya
existan seguirán ahí.No toca Chatwoot ni el inventario:
los contactos y los productos seguirán ahí. Y los pedidos que ya estén en la hoja de
Google tampoco se borran de la hoja.
